Hai, alumni bintang Hoshizora! Pada bulan Januari 2022, rumah alumni bintang Hoshizora melaksanakan salah satu kegiatan yaitu gathering alumni. Lalu, pada bulan Maret 2022, rumah alumni bintang Hoshizora sudah melaksanakan gathering di Hutan Pinus Pengger. Gathering selanjutnya untuk bulan April belum bisa terlaksana karena kami mempersiapkan kegiatan Hoshizora Forum dan Graduation Day untuk Adik Bintang yang lulus SMA/SMK di tahun 2022. Akhirnya setelah beberapa waktu kegiatan gathering belum terlaksana, gathering bersama alumni bisa diadakan kembali pada 25 September 2022 dan kegiatan ini sekaligus merupakan pertemuan pertama dengan alumni Hoshizora yang lulus di tahun 2022. Untuk pertama kalinya rumah alumni Hoshizora mengajak alumni Hoshizora angkatan sebelumnya menjadi buddy system untuk alumni angkatan 2022. Wah kira-kira seperti apa acaranya? Mari kita intip dalam artikel kali ini!
Pada gathering bulan September, alumni bintang Hoshizora diajak untuk bertemu secara offline dengan tetap mematuhi protokol kesehatan yang berlaku di lingkungan kampus UGM. Kegiatan kali ini bertujuan untuk memperkenalkan kegiatan alumni Hoshizora yang sudah berlangsung kepada alumni 2022, serta ingin membuat alumni 2022 merasa nyaman dalam berinteraksi dengan cara yang menyenangkan.
Setelah alumni yang hadir berkumpul di Wisdom Park, berlokasi di dalam lingkungan Kampus Universitas Gadjah Mada, kami mengawali sesi dengan saling berkenalan karena yang datang banyak dari alumni 2022, baru saja lulus SMA/SMK. Sesi selanjutnya kami isi dengan permainan rantai nama dan hobi untuk bisa mengingat nama dan hobi seluruh alumni yang hadir. Tujuannya agar mereka dapat lebih saling mengenal. Setelah alumni mengikuti kedua sesi di awal, kami mulai menerapkan buddy system di sesi ketiga kegiatan gathering.
Buddy System
Menurut laman Project Management Institute, buddy system adalah metode onboarding dan berbagi pengetahuan yang digunakan untuk mengorientasi karyawan baru. Hal ini melibatkan penugasan ke teman kerja. Buddy adalah karyawan lama yang memandu karyawan baru selama beberapa minggu atau bulan pertama di tempat kerja. Hal itu harus mencakup proses terdokumentasi formal yang menguraikan tanggung jawab teman serta item apa yang harus mereka cakup selama beberapa minggu atau bulan pertama kerja. Buddy system dapat mendorong karyawan baru untuk berbagi kiat, strategi dan pengetahuan yang sudah mereka pelajari dari pengalaman kerja sebelumnya. Tujuan berbagi pengetahuan adalah untuk menggabungkan ide-ide baru dan teknologi untuk meningkatkan performa organisasi. Rekan kerja juga dapat memberikan kesempatan kepada karyawan baru untuk memberikan umpan balik rahasia tentang bagaimana proses orientasi berjalan.
Dari pengertian di atas dapat kita simpulkan bahwa buddy system dapat membantu proses berbagi pengetahuan, pengenalan dan beradaptasi di lingkungan yang baru dengan memonitoring seorang yang memasuki lingkungan baru. Lalu apa sih yang dilakukan buddy system di rumah alumni bintang? Yuk kita lanjut ke part berikutnya.
Buddy System di Rumah Alumni Bintang
Melansir penjelasan di laman Project Management Institute, rumah alumni Hoshizora berupaya mengadaptasi metode buddy system ke dalam proses orientasi alumni 2022. Buddy dalam kegiatan orientasi alumni merepresentasikan alumni yang sudah lulus sebelum alumni yang melaksanakan orientasi pada tahun kelulusan alumni. Buddy dalam proses orientasi alumni melibatkan penugasan ke alumni tahun sebelumnya agar alumni buddy dapat berbagi pengetahuan yang didapatkan selama menjadi alumni. Kegiatan ini dilakukan melalui beberapa kali pertemuan di dalam kegiatan komunitas alumni. Tujuannya untuk berbagi pengetahuan, berbagi perasaan (pengenalan) selama menjadi Adik Bintang dan pendekatan dengan kesamaan minat (beradaptasi di lingkungan yang baru). Selain itu alumni buddy memberikan kesempatan kepada alumni baru untuk mendapatkan masukan atau ide-ide baru tentang kegiatan alumni.
Rumah alumni bintang Hoshizora mengadaptasi buddy system di komunitas alumni karena cukup banyak alumni bintang Hoshizora yang tidak saling mengenal dan bahkan cukup kesulitan untuk datang dan berkenalan dengan alumni yang lain. Dari keresahan itu akhirnya rumah alumni Hoshizora mengajak alumni yang sudah lulus untuk menjadi buddy alumni Hoshizora yang lulus di tahun 2022. “Seru, menyenangkan bisa berbagi cerita dengan orang baru, kesempatan baru untuk make a friends”, kata salah satu teman alumni.
Di kegiatan gathering pertama bagi alumni Bintang 2022, alumni yang baru bergabung ini dibagi kelompok untuk sharing dan berdiskusi dengan alumni buddy yang sudah ditentukan yaitu alumni Hoshizora angkatan 2020 dan 2021. Setelah alumni buddy dikumpulkan dan ditentukan menjadi buddy untuk kelompok kecil alumni 2022, buddy akan membantu alumni 2022 untuk saling mengenal antar alumni, berbagi cerita semasa menjadi Adik Bintang Hoshizora, saling berbagi pengalaman apa yang dikerjakan setelah alumni lulus, dan tidak lupa buddy juga ikut mendorong keaktifan alumni baru. Alumni lain yang hadir juga mengatakan bahwa ia merasa cukup senang menghadiri gathering alumni karena bisa sharing ilmu dan bertanya pengalaman kepada alumni sebelumnya (alumni buddy).
Mengapa Buddy System Menjadi Salah Satu Cara Mudah untuk Berkomunitas
Sebelum bersama-sama melakukan kegiatan komunitas, tentu perlu ada kedekatan antar entitas yang ada di dalam komunitas. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mendekatkan komunitas dengan peserta baru yaitu menerapkan metode buddy system karena metode ini dirasa cukup memberikan kemudahan. Di antara kemudahan yang didapatkan dalam menggunakan metode buddy system yaitu:
- Membangun hubungan antar alumni
Ketika alumni datang sendirian ke dalam komunitas, mereka tidak mendapat banyak kesempatan untuk berinteraksi dengan alumni lain. Hal ini dapat menyebabkan rasa canggung dan dapat mempengaruhi keaktifan alumni di dalam komunitas.
2. Menyambut alumni baru
Tidak semua orang dapat menyesuaikan diri secara natural. Memasangkan dan mempertemukan alumni baru dengan alumni sebelumnya akan membantu alumni baru merasa lebih nyaman di tempat baru.
3. Mengembangkan kepercayaan diri
Orang-orang lebih cenderung menjadi inovatif dan kreatif jika mereka memiliki sistem pendukung di belakang mereka. Jika mereka memiliki seseorang yang memvalidasi bahwa apa yang mereka lakukan adalah benar dan mendorong mereka untuk melakukan yang terbaik maka mereka merasa mendapatkan lebih banyak kepercayaan diri.
4. Mengatasi situasi darurat
Dengan mengadopsi buddy system, akan terdapat respons lebih cepat saat situasi darurat jika ada seseorang yang mencari alumni tersebut. Jika ada hal-hal darurat, antar alumni dapat saling membantu.
5. Mengurangi risiko eksternal
Buddy dapat membantu alumni dalam memberi arahan dan masukan, agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan selama menjadi alumni.
“Bertemu kakak-kakak alumni yang mempunyai pengalaman hebat, dari itu saya dapat lebih memotivasi diri untuk terus belajar banyak hal. Semoga jalinan silaturahmi alumni Hoshizora tetap berjalan walaupun sekarang sudah tidak ada kewajiban sebagai adik bintang”, ungkap teman alumni ketika kami tanyakan kesannya datang di alumni gathering. Dari penjelasan di atas, dengan mengadopsi buddy system untuk berkomunitas, kita akan mendapatkan kemudahan dalam berjejaring dan berkolaborasi dalam suatu komunitas. Jadi untuk kamu yang sedang mengembangkan komunitas, dapat mengadopsi buddy system yang simpel dalam penerapannya. Karena di rumah alumni Hoshizora sudah mulai menerapkan buddy system, teman-teman alumni dapat terus aktif untuk berjejaring dan berkarya di rumah alumni Hoshizora!
- Cerita Alumni – Muhammad Happy Alhaq Sahara - October 3, 2023
- Cerita Alumni Bintang | Indra Dewi Padmawijayanti - July 3, 2023
- Cerita Alumni Bintang | Defa Miftara Agustine - July 3, 2023